Comment signer un document PDF en toute simplicité et conformité ?

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Aujourd’hui, et d’autant plus avec l’apparition de la Covid-19 qui a encouragé chacun à limiter ses rencontres, la signature électronique pour PDF est plus que jamais de mise. Elle permet en effet de signer électroniquement un document comme un contrat par exemple tout en se trouvant à distance. Il s’agit donc d’un très bon moyen de limiter les déplacements et de gagner du temps. Cela étant, la signature électronique pour PDF se doit aussi d’être suffisamment sécurisée pour pouvoir s’assurer de la valeur juridique du document.

Une signature électronique pour PDF, c’est quoi ?

Une signature électronique pour PDF est un dispositif qui permet de signer électroniquement un PDF que l’on recevra par e-mail par exemple. Le document PDF est ainsi ouvert et la personne à qui il s’adresse peut y apposer sa signature si nécessaire comme dans le cadre d’un contrat envoyé par e-mail par exemple. Une fois le document signé, il est enregistré et renvoyé à son destinataire. Il existe un module par défaut intégré qui permet de réaliser une signature électronique pour PDF, mais il ne permet pas de vérifier l’identité du signataire par exemple. 

Signer un PDF avec Universign permettra justement de disposer de certaines garanties. Il est donc alors possible d’envoyer un document PDF par e-mail et de demander sa signature à la personne concernée en s’assurant que la signature sera bien authentique. Cette possibilité ouvre de nombreuses opportunités aux particuliers qui vont véritablement pouvoir gagner du temps, mais aussi aux professionnels qui vont pouvoir adresser ce type de document à leurs clients B2C comme B2B (plus d’informations sur les services dédiés aux entreprises sur le blog Entreprise et Compagnie). Banques, assurances, agents immobiliers, notaires, avocats et autres sont ainsi susceptibles d’être concernés par ce type de service pour proposer la signature électronique pour PDF à leur clientèle.

Une signature sécurisée, comment ça marche ?

L’objectif premier d’une signature électronique pour PDF sécurisée est avant tout de pouvoir s’assurer de faire signer un document à la personne à qui il s’adresse pour qu’il soit juridiquement viable et qu’il ne puisse pas être contesté. Il existe alors des moyens de parvenir à ce but en utilisant un dispositif de signature électronique pour PDF adapté.

Ce dernier se devra avant tout d’être proposé par un prestataire de confiance qualifié eIDAS, c’est le seul moyen de s’assurer que le dispositif mis en place sera véritablement en mesure de vérifier l’identité du destinataire du document en respectant les normes en vigueur (plus d’informations sur la règlementation eIDAS ici).

Selon le niveau de sécurité du dispositif choisi, plusieurs options sont alors possibles avec pour base un horodatage qualifié norme EN 319-421, un code OTP envoyé par SMS à entrer avant de pouvoir accéder à la signature et une conservation à valeur probante. Pour opter pour une signature électronique pour PDF à un niveau de sécurité plus élevé, on pourra aussi opter pour la transmission et la vérification de la pièce d’identité du signataire et l’utilisation d’un certificat nominatif norme EN 319-411-1. Enfin, il est possible de profiter d’un niveau de sécurité encore plus élevé pour une signature électronique pour PDF en ajoutant la présentation et la vérification en face à face d’une pièce d’identité à un opérateur d’enregistrement délégué.

Selon le niveau de confidentialité du document, son importance et sa valeur, plusieurs niveaux de sécurité peuvent donc être envisagés pour répondre aux attentes des particuliers et des entreprises. En quelques clics, le PDF peut ainsi être signé de manière sécurisée et efficace sans avoir à se déplacer. Il sera ensuite conservé durant une certaine période si nécessaire et aura la même valeur juridique qu’un document signé à la main à la condition d’avoir opté pour un dispositif de signature respectueux de la réglementation eIDAS.

Quels avantages à signer un pdf en ligne ?

avantages de signer document pdf en ligne

Comme déjà annoncé, le télétravail fait clairement apparaître une nouvelle évolution digitale. Imprimer ? Lettre manuscrite signée ? Du papier ? Non, nous évoluons vers un besoin d’aller plus vite, d’être plus sécurisé et d’avoir tout en ligne. Il suffit de cliquer sur l’outil pour déposer les signatures. Tout simplement. Et si vous le souhaitez, il est possible de tracer et de demander des signatures avec différents niveaux de vérification. 

Plus rapide

Apposer sa signature sur un document en ligne permet de diffuser en instantané un fichier pdf par exemple à une liste de contact sélectionnée. Plus besoin d’avoir à attendre les créneaux de chacun, en quelques minutes, il suffit de cliquer, d’apposer sa signature en ligne dans le champ approprié et c’est fait !

Dans certaines infrastructures, cette tâche peut prendre jusqu’à une semaine avec les délais et les emplois du temps qui ne se coordonnent pas toujours. Tandis qu’avec son ordinateur et son application et/ou logiciel, c’est le fichier qui s’adapte à votre emploi du temps.

Plus pratique

Avoir la capacité de répondre au besoin et débloquer une situation parfois “critique” de n’importe où est à n’importe quel moment est un avantage concurrentiel à ne pas sous-estimer. Certains projets nécessitent la signature de nombreuses personnes, et parfois les sujets peuvent être sensibles. Il n’est pas toujours souhaité que les exemplaires papiers soient diffusés avant l’officialisation. 

N’oublions pas que nous soyons sur ordinateur, mobile ou tablette, la signature peut se faire sur différents devices tout en respectant les normes de sécurisation ! C’est particulièrement pratique que nous soyons salarié, chef d’entreprise, ou encore indépendant !

Plus écologique et économique

Signer un document pdf directement sur internet permet aussi d’éviter de gâcher du papier ! En effet, les copies de texte papier doivent être fournies à chaque signataire (en règle générale). Cela représente un coût écologique pour la planète, mais aussi économique. En sauvegardant un dossier sécurisé, vous pouvez le convertir dans un format de texte souhaité en un clic sur votre appareil, mais aussi et surtout, télécharger vos pages lorsque c’est nécessaire !

Quelles étapes pour remplir un pdf avec sa signature

Pour remplir un pdf en ligne avec votre signature vous avez deux cas de figure, 

  1. Vous avez déjà rentré une signature, et vous n’avez plus qu’à cliquer pour l’utiliser. 
  2. Vous devez sélectionner une image avec votre signature manuscrite ou la réaliser directement en ligne avec vos initiales et signature par exemple.

Ensuite, vous n’avez plus qu’à cliquer sur la zone souhaitée afin d’apposer votre signature en ligne pour certifier votre passage. Rappelez-vous que, juridiquement, la signature électronique d’après le règlement européen eIDAS est fiable.

Votre PDF est un élément complexe à modifier, cela offre de base un avantage à sa sécurité. Tous les outils du marché ne proposent pas des signatures reconnues par le programme AATL ou par Adobe® Acrobat® Reader® DC. D’où l’intérêt de bien faire le choix de l’outil ou logiciel sélectionné.

Exemple de documents qui peuvent être signés en ligne

En fait, les documents habituellement à signer de façon manuscrite peuvent aujourd’hui être signés de façon numérique. 

  • Contrats de vente, formulaires, ou autorisation pour ses clients
  • Contrat de travail, document de type RH
  • Accords de non-divulgation ou de confidentialité 
  • Pétitions publiques.

Voici 4 grands exemples de documents qui peuvent recevoir une signature électronique pdf conforme sans aucun souci.

Cliquez, signez et envoyez ! 

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